|
Една ERP система, както и всеки друг тип ИТ система, не може да бъде полезна, ако е застинала във времето. Както се казва, ERP проектите нямат край – за да могат постоянно да носят ползи, те трябва и постоянно да бъдат развивани. Така неизбежно се стига до въпроса: „Да преминем ли към по-нова версия, или не?“. Според Стели Димитрова, главен оперативен директор в LLP Dynamics CEE с 13 г. опит в сферата на ERP софтуера, има три основни фактора, които биха подтикнали една организация към ъпгрейд.
„Причините за подобно решение може да се различават в отделните компании – някои може да искат да разширят бизнеса си, да повишат комплексността и да усъвършенстват техните бизнес процеси. Други може да търсят оптимизация на изпълнението или усвояване на последните технологии. Нарастването на клиентската база, от друга страна, или внедряването на напълно нова функционалност или просто елиминирането на някои досадни технически дефекти и неточности са други валидни аргументи в полза на обновяването на ERP системата – коментира Стели Димитрова. –Но въпросът е кога е правилният момент за подобно обновяване? Можем ли да изчакаме още една или повече години или преди да започнем проекта по обновяване на версията ни?“
Според нея, един от водещите фактори за ъпгрейд е получаването на ясна и доказуема полза, добавяща необходимата стойност за разходите. Екипът, който работи по проекта за миграция, трябва да изчисли възвръщаемостта на инвестицията, за да докаже, че усвояването на новата версия ще бъде от полза за организацията и ще донесе необходимите резултати.
Също така е много важно организацията вътрешно да разполага с всички необходими ресурси, за да се справи ефективно с обновяването. „Ръководството трябва внимателно да реши дали екипа по проекта, който ще бъде включен в обновяването, не е ангажиран и пренатоварен. Обикновено повечето организации нямат уменията, капацитета или склонността да обновяват версиите на системите си на всеки няколко месеца, когато се появи нова такава. По тази причина обновяването трябва да бъде започнато само тогава, когато има подходящия ресурс на разположение и капацитет за работа. Компаниите винаги се нуждаят от време, за да се приспособят и адаптират към новата визия на софтуера и новите му функционалности“, обясни Стели Димитрова.
Третият ключов фактор е наличието на
ясна визия, стратегия и план на проекта.
„За да бъдат успешни обновленията, трябва да бъдат правилно планирани, точно както първоначалното ERP внедряване трябва да бъде планирано, за да има успешен край – изтъкна Стели Димитрова. – Това означава, че проектът по миграция към по-нова версия трябва да има проектен план, осигурени ресурси и детерминирани фокус и цели. Само така обновяването ще бъде успешно и ще протече гладко. Специално внимание трябва да бъде отделено на управлението на времето за изпълнение.“
Оперативният директор съветва организациите, които планират ъпгрейд, да се осведомят добре за всички бъдещи разработки и подобрения на ERP решението, което използват.„Правилото е, че в момента, в който вашата настояща версия спре да бъде поддържана, вече е време за обновяване“, посочи тя.
Препоръчително е и организацията периодично да иска обратна връзка от крайните потребители на ERP системата, за да е ясно какво работи добре и какво не. „Има ли някои функции, които те изискват, но които не работят или не са налични като цяло в настоящата Ви версия? Ако има, могат ли да бъдат поправени или обновени? Комуникацията с крайните потребители насърчава приемането на системата, и може да затвърди твърдението, че морално и техническо обновяване на версията е необходимо и релевантно на този етап. Тогава трябва да сравните обратната връзка от крайните си потребители с ERP стратегията за развитие и да идентифицирате точното време за обновление“, каза Стели Димитрова.
Компаниите трябва да имат предвид и че с времето бързината и производителността на ERP системите намалява, затова организациите „Най-добрата практика в случая е да заложите показатели, с които да можете да измерите и съпоставите начина на работа на ERP системата в рамките на 3 месеца. Такива могат да бъдат например: време за издаване на фактура, брой на записите в счетоводните журнали, изпълнение на автоматични операции, време за експорт на данни, време за филтриране на информацията на екрана и т.н. Когато тези показатели покажат, че работата на системата се е влошилa значително за последните 1,5, 2 г., тогава може би е удачно да се замислите дали не е дошъл момент за обновяването й“, обясни Стели Димитрова.
Друг съвет е организациите да търсят нови варианти за съхранение на своите бази данни и версии на софтуера на операционните системи, които използват. Понякога новите версии на сървърите за съхранение на бази данни или съответният софтуер на операционната система са по-често срещани от новите версии на ERP системата, което означава, че може да се наложи да се направи техническото обновяване по-скоро отколкото, функционално ще се наложи.
Необходимо е да се мисли и за необходимостта от организационни промени, обърна внимание Стели Димитрова. „Ако компанията ви планира да разработи нова дейност, да придобие друга компания, или по някаква причина да увеличи броя на хората работещи с ERP системата, то тогава може би също е правилното време да направите обновяване“, заяви тя.
И накрая, но не на последно място, организациите не трябва да забравят, че подобно обновяване на ERP системата може да изглежда плашещо и трудно, но колкото повече се чака, толкова по-трудно ще става в действителност, според Стели Димитрова.
За Контакти: Юлиан Венев |
Съобщения до медиите. Безплатно в PRESS.dir.bg! 
